Come diventare efficienti in ufficio: lista commissioni e sveglia ogni ora

28 Marzo 2013, di Redazione Wall Street Italia

ROMA (WSI) – Ha stilato una lista precisa per essere più produttivi al lavoro. L’ha messa a fuoco Peter Bregman, consulente strategico per gli amministratori delegati e i leader di aziende, che si occupa di lavoro di squadra da anni e, oltre a pubblicare libri a tema, tiene un blog cliccatissimo dai manager di tutto il mondo. Questa volta identifica cinque punti da seguire per migliorare la propria efficienza.

Si parte con il rituale della giornata. Per raggiungere un risultato ottimale quando lavoriamo bisogna prendersi cinque minuti per sé al mattino per pianificare la giornata. Prima di accendere il computer, è salutare sedersi al tavolo e stilare una lista delle cose da fare per rendere questo giorno di successo. Il passo numero due è quello di impostare l’orologio o il telefono cellulare o il computer per farlo suonare a ogni inizio d’ora e vedere a “quale punto” della giornata siamo.

“Quando senti l’orologio squillare, chiediti se hai lavorato bene quell’ultima ora e se sei stato produttivo. Alla fine della giornata sarà molto più facile verificare se siamo stati produttivi o meno”, spiega l’esperto. Il secondo step si fa quando tutto diventerà automatico. “A quel punto non sarà neppure necessario controllare di aver fatto una cosa, che ormai tutto sarà diventato routine“, aggiunge Bregman.

Anche un famoso chirurgo di Harvard, Atul Gawande, è d’accordo con questa tesi. Lui l’ha analizzata su un panel di pazienti. Se questi verificano la cura puntualmente, la comparsa delle loro malattie scende di un quarto. I ricercatori hanno scoperto, infatti, che se medici e infermieri al lavoro nei reparti d terapia intensiva permettono ai pazienti di compilare delle liste per controllare la cura, l’efficacia di quelle cure migliora giorno dopo giorno. A tal punto che, nel giro di poche settimane, la durata media del soggiorno dei pazienti si dimezza.

Inoltre è molto importante non rimandare mai un lavoro. Un trucco esiste anche qui. “Suddividendo il problema in parti più piccole riusciamo a provare a noi stessi che nessun compito è davvero insormontabile”: è questa la lezione piu’ importante che regala il coach americano.

Infine Bregman chiude la sua lezione dispensando qualche accorgimento su come vivere senza stress. “L’importante è superare le distrazioni e mettere a fuoco quello che dobbiamo fare”. Secondo l’American Psychological Association, le strategie più efficaci per ridurre lo stress sono l’attività fisica, pregare, leggere, ascoltare musica, passare il tempo con gli amici o la famiglia e fare yoga.