Spazi di lavoro ibridi, la digitalizzazione passa per sistemi documentali sempre più “smart”.

22 Dicembre 2021, di Redazione

Le soluzioni Kyocera aumentano l’efficienza e la produttività nelle aziende assicurando continuità di business.

La pandemia ha innescato una delle più grandi rivoluzioni nel mondo del lavoro dell’era moderna mettendo in luce le enormi potenzialità del lavoro da remoto. Alcuni risvolti positivi dello smart working erano stati sottovalutati da molte aziende. Alla prova dei fatti, il lavoro da remoto e di tipo ibrido hanno determinato, secondo la recente indagine PwC “Future of work and skills”, un incremento della produttività a breve termine in gran parte delle aziende.

Uno stravolgimento delle modalità di lavoro che appare destinato a perdurare nel tempo con l’adozione da parte di molte aziende di modelli ibridi che prevedono la coesistenza di lavoro da casa e in ufficio. Secondo una ricerca di Gartner, almeno il 48% dei lavoratori continuerà a lavorare a distanza anche una volta che la pandemia sarà finita.

La transizione verso una maggiore flessibilità lavorativa, avvenuta a tappe forzate dallo scoppio del Covid-19 in avanti, ha evidenziato la necessità di disporre strumenti digitali adeguati.

Le nuove sfide imposte da un mercato del lavoro flessibile implicano infatti strumenti e soluzioni nuove per soddisfare le esigenze dei lavoratori che ora possono svolgere le proprie mansioni dove, come e quando vogliono. Le realtà aziendali che usciranno più forti da tale sfida sono quelle che riusciranno a stare al passo con questo nuovo modo di lavorare in rapida evoluzione, continuando a operare nei diversi scenari socioeconomici e investendo in soluzioni pensate per garantire ai lavoratori l’equilibrio fra vita professionale e vita privata.

Le aziende sono chiamate ad adottare un approccio strategico che implementi il nuovo ambiente di lavoro ibrido, identificando le nuove tecnologie e i nuovi servizi che servono per promuovere produttività, connettività e sicurezza in questo nuovo contesto.

Uffici e dipendenti più digital friendly

Un passaggio preliminare è la digitalizzazione dell’ufficio in virtù del fatto che i supporti cartacei diventano in gran parte ridondanti quando i lavoratori operano in un ambiente decentralizzato e non in prossimità fisica gli uni degli altri. La digitalizzazione dei documenti permette un accesso istantaneo ai dati e la loro elaborazione e condivisione in completa sicurezza, con il vantaggio di una riduzione sensibile dei costi aziendali. In aggiunta si perviene a una maggiore efficienza e a una riduzione dell’impatto ambientale, contribuendo alla crescita sostenibile dell’azienda. Per un modello digital di successo è infine necessario un percorso di formazione per accrescere le competenze digitali tra i lavoratori.

Abbracciare lo ‘smart printing’

La digitalizzazione di un’azienda passa anche per sistemi di stampa sempre più ‘intelligenti’, che realizzano l’automazione dei processi documentali e l’archiviazione strutturata delle informazioni, per consentire l’accesso sicuro ai documenti, l’interoperabilità fra uffici e la collaborazione anche in mobilità.

Kyocera Document Solutions, uno dei principali player tecnologici al mondo nell’ambito delle soluzioni documentali per l’ufficio, propone sistemi di stampa smart volti a integrarsi alle infrastrutture aziendali e “dialogare” con i diversi device in maniera semplice ed efficace.

L’implementazione del Remote Working o Hybrid Working necessita di soluzioni software e hardware che soddisfino esigenze di piccole, medie e grandi dimensioni coniugando la trasformazione digitale e la crescita della competitività aziendale con il contenimento dei costi operativi. Tradizionalmente, i dipartimenti IT gestivano un numero limitato di dispositivi di stampa e multifunzione in un ufficio centralizzato. Ora gestiscono tante stampanti quanti sono i lavoratori a distanza e le sedi degli uffici. Per i lavoratori a distanza, le organizzazioni devono scegliere con attenzione stampanti che offrano un livello appropriato di sicurezza, funzionalità, convenienza e scalabilità. Questo elimina la maggior parte delle stampanti consumer perché rappresentano un rischio per la sicurezza, sono meno efficienti in termini di costi e meno produttive rispetto ai dispositivi specializzati.

In quest’ottica la gestione documentale si sta evolvendo, per includere i Managed Document Services (MDS) nella strategia aziendale, consentendo l’adozione di un approccio più olistico che supporti le aziende a ridurre i costi e migliorare i processi per l’intero ciclo di vita dei documenti, grazie alla gestione e al controllo proattivo del parco stampanti e dei consumabili.

Kyocera Document Solutions mette in atto un’attenta analisi dell’infrastruttura e delle esigenze dell’azienda, per poi predisporre un programma dettagliato focalizzato sulle specifiche necessità in modo da ottenere la riduzione dei costi e significativi vantaggi gestionali. Le soluzioni Kyocera vanno così a sostenere l’obiettivo di eliminare ogni spreco e utilizzare in maniera “smart” le risorse aziendali.

I Kyocera MDS aiutano a ottimizzare tutti i processi di stampa predisponendo un ampio pacchetto di opzioni per semplificare la gestione della produzione documentale; il risultato è una riduzione consistente del carico di lavoro del reparto IT e allo stesso tempo una diminuzione dell’impatto ambientale dell’azienda.

Alta sicurezza e contenimento dei costi

Kyocera Document Solutions aiuta ad aumentare la produttività e la competitività aziendale con una serie di servizi che vanno dalla realizzazione di postazioni di lavoro con sistemi multifunzione e stampanti “smart” dotati di funzioni e tool per la sicurezza delle informazioni, a servizi cloud e di gestione della stampa da remoto direttamente dal proprio smartphone o tablet. Predispone inoltre soluzioni per la dematerializzazione dei documenti e la strutturazione dei flussi di lavoro e dei processi con software di gestione documentale ed Enterprise Content Management (ECM).

Nel campo della sicurezza, gli ultimi nati in casa Kyocera, i dispositivi TASKalfa 2554ci e TASKalfa 3554ci, sono stati sviluppati con una serie di miglioramenti della sicurezza che abbracciano aree come la gestione dei registri di sicurezza, i certificati di validità, i protocolli di comunicazione e la crittografia delle e-mail.

I sistemi Kyocera garantiscono la produzione di volumi di stampa significativi, così come lunghi cicli di lavoro, grazie all’adozione della tecnologia proprietaria ECOSYS che, basata su componenti e consumabili a lunga durata, riduce i costi operativi e supporta la preservazione ambientale, rispettando le più esigenti normative in vigore.