di Alberto Savarese
Arrivano dall’Agenzia delle Entrate chiarimenti sulle modalità di assolvimento degli obblighi fiscali
relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto, introdotti dal decreto ministeriale del 23 gennaio 2004. La circolare n. 36/E fornisce precise indicazioni su argomenti quali la differenza tra documenti informatici e documenti analogici, sulle modalità e termini di comunicazione dell’impronta dell’archivio informatico, sull’imposta di bollo da applicare e sulle sanzioni comminabili per le violazioni inerenti il trattamento dei dati informatizzati. Il primo chiarimento riguarda i documenti trattabili . Nell’ampia categoria, come precisato dalle Entrate, rientra”…. ogni documento rilevante ai fini tributari, a eccezione delle disposizioni inerenti il settore doganale, alle accise e alle imposte di consumo di competenza dell’Agenzia delle dogane…” . Pertanto le nuove disposizioni riguardano le scritture, i libri e i registri elencati dal Dpr n. 600 del 1973 e dal Dpr n. 633 del 1972 (quali libro giornale e libro degli inventari), le scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, le scritture ausiliarie di magazzino, il registro dei beni ammortizzabili, il bilancio d’esercizio, i registri prescritti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto, le dichiarazioni fiscali, i modelli di pagamento F23 e F24. Tuttavia la rilevanza dal punto di vista fiscale non implica automaticamente la possibilità che un documento possa essere informatizzato : ad esempio questa possibilità non è prevista per la ricevuta o lo scontrino fiscale, perché, come previsto dalla circolare in esame, tali documenti devono essere emessi in duplice esemplare su appositi bollettari a ricalco “madre” e “figlia” o tramite apparecchi misuratori fiscali. Puntualizzando la differenza tra documento informatico e documento analogico, con il primo che è sostanzialmente un documento immateriale, mentre il secondo è un documento materiale che solo successivamente viene informatizzato, la circolare delle Entrate fissa poi le regole del processo di memorizzazione relativo alle due tipologie di documenti : punto fondamentale è l’utilizzo di “…un qualsiasi supporto che garantisca la leggibilità nel tempo, il rispetto dell’ordine cronologico, senza soluzione di continuità, per ciascun periodo di imposta, e la possibilità di consentire le funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni dagli archivi informatici..”. Una procedura che si conclude con l’apposizione da parte del responsabile della conservazione, “….della firma elettronica qualificata e della marca temporale sull’insieme dei documenti ..ovvero su un’evidenza informatica contenente l’impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi..”.
Altro punto fondamentale riguarda il pagamento dell’imposta di bollo, per la quale, ricordiamolo, l’articolo 7 del decreto ministeriale fissa una diversa modalità di determinazione per il libro giornale ed il libro inventari, stabilendo che essa è dovuta nella misura di 14,62 euro per ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse. Per pagare l’imposta si dovrà presentare una comunicazione all’ufficio dell’Entrate, contenente il numero presuntivo degli atti, documenti e registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l’anno, l’imposta dovuta su ogni singolo documento, l’importo globale dell’imposta relativo a ogni articolo della tariffa, la somma complessivamente dovuta e gli estremi del pagamento. Lo stesso interessato, poi, entro la fine del mese di gennaio dell’anno successivo, presenterà una comunicazione contenente l’indicazione del numero dei documenti informatici, distinti per tipologia, formati nell’anno precedente, e gli estremi del versamento dell’eventuale differenza dell’imposta, oppure la richiesta di rimborso o di compensazione.
Infine ci sono chiarimenti anche in merito alla violazione degli obblighi di conservazione dei documenti informatici . Oltre a precisare che, in caso di conservazione non conforme, gli stessi documenti non sono opponibili all’Amministrazione Finanziaria, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che , sia in materia di imposte dirette che di Iva, nel caso di irregolarità formali commesse in sede di conservazione dei documenti informatici, tali da rendere gli stessi inattendibili, l’Amministrazione finanziaria può procedere ad accertamento induttivo fatta salva, sussistendone i presupposti, la possibilità di applicare le sanzioni amministrative e penali sancite dalle norme di legge.
