Organizzare in modo efficace il lavoro a distanza, come l’esperienza forzata del lockdown ha messo sotto gli occhi di tutti, richiede più della semplice adozione di nuove tecnologie di comunicazione. La gestione del cambiamento, dunque, richiede processi organizzativi complessi – i soli che possano mettere le imprese nelle condizioni di approfittare dei benefici dello smart working. Jabra, azienda impegnata nella produzione di dispositivi per le comunicazioni a mani libere e promotrice dell’adozione di nuovi strumenti e tecnologie per supportare il lavoro flessibile per massimizzare il ritorno degli investimenti, ha elaborato cinque suggerimenti per organizzare in modo più efficace il lavoro da remoto a lungo termine. Eccoli.
- Assicurarsi di disporre di uno spazio di lavoro completamente virtuale e digitale
La maggior parte delle aziende stava già effettuando una trasformazione digitale, implementando cloud e sistemi di comunicazione unificata prima di essere costretta a fare lavorare da casa i dipendenti. Ma, per molte imprese, queste erano intese come piattaforme digitali da ufficio, piuttosto che strumenti di comunicazione e collaborazione virtuale a tutti gli effetti. Con questo in mente, oggi un’impresa deve fare un censimento delle esigenze degli utenti, ottimizzare le piattaforme e individuare applicazioni per la produttività, le riunioni e la collaborazione.
L’adozione ritardata può portare a problematiche (anche riguardo ai dati) a causa di problemi di comunicazione e rallentamento del ritmo di lavoro.Con una base cloud installata e una rete attentamente monitorata, le imprese devono essere sicure che i team possano accedere ai file condivisi e alle modalità di archiviazione, nonché agli strumenti di gestione del flusso di lavoro. Oltre a disporre di software e piattaforme digitali, le aziende devono essere sicure che i dipendenti dispongano di hardware audio e video professionale per connettersi con i loro colleghi e che questi endpoint possano essere facilmente gestiti, monitorati per problemi e aggiornati dal team IT da remoto. - Condividere conoscenze e informazioni
“Un’ampia serie d’informazioni sono implicite o apprese nei corridoi di un’azienda. Quando un’organizzazione implementa lo Smart Working stabilendo gli standard e le aspettative del lavoro a distanza, queste informazioni devono essere scritte e condivise”, ha proseguito il team di Jabra, “è necessario, dunque, creare una guida a questi codici sociali che coinvolga tutti i dipendenti e – con il supporto del dipartimento Risorse Umane – pianificare chiare aspettative basate sui risultati delle prestazioni per i lavoratori da remoto”. - Aumentare i momenti di comunicazione interna
“Un aspetto negativo del lavoro da remoto è la perdita d’interazioni spontanee, inclusa la comunicazione non verbale che si svolge in ufficio. Poiché tutti gli orari delle riunioni sono programmati, questa forma di confronto informale viene a mancare. I manager dovrebbero istituire con maggiore frequenza momenti di feedback, stand-up giornalieri dei team e check-in specifici per assicurarsi che ogni dipendente sia a suo agio da remoto, e allineato con le esigenze della società. La leadership dovrebbe emergere anche attraverso questi comportamenti per supportare le nuove modalità di lavoro”. - Accelerare la fiducia nell’impresa
Stephen Covey – formatore, esperto di leadership – ha colto l’importanza della fiducia nelle imprese: “la fiducia influenza sempre due risultati: velocità e costi. Quando la fiducia diminuisce, anche la velocità diminuirà e i costi aumenteranno. Quando la fiducia aumenta, anche la velocità aumenterà e i costi diminuiranno”.
La fiducia può diminuire, ed è più difficile promuoverla in team distribuiti, ma ci sono soluzioni per coltivarla e garantirne la salute a lungo termine. I manager devono assicurarsi di essere trasparenti, rendere disponibili le proprie agende, in modo che i dipendenti possano individuare i momenti per un confronto a voce. E ancora: i manager devono sostenere le interazioni sociali e stimolare le persone anche creando modi divertenti per trascorrere del tempo insieme. Queste interazioni extra-lavorative creeranno fiducia e genereranno rendimenti accelerando il ritmo del lavoro di squadra per la riuscita del progetto. - Promuovere l’utilizzo della tecnologia verso i dipendenti
“La semplice implementazione di una nuova tecnologia per lo Smart Working non è sufficiente. Le società dovrebbero essere sicure di disporre di una comunicazione interna solida per favorire l’adozione delle tecnologie.
Prendendo in considerazione l’organizzazione momenti di confronto o sviluppando programmi e moduli di formazione virtuale più estesi. Spiegando, dapprima, il “perché” si sta apportando questa modifica, prima di passare al “come”, in modo che gli utenti finali comprendano veramente i vantaggi per loro e per la società. Oggi più che mai, le società hanno bisogno di nuovi strumenti, ma anche di approcci culturali, per operare in tempi di lavoro flessibile e di team distribuiti. Ma con questi cinque suggerimenti, potrebbero cominciare a vedere in breve tempo i vantaggi delle nuove modalità lavorative in termini di produttività.
